ASSURANCE ANNULATION FOIRE

+ D’INFOS SUR L’ASSURANCE ANNULATION FOIRE

Avant tout, l’assurance annulation foire est un moyen financier qui permet de gérer les risques encourus dans le cas d’annulation ou d’interruption des foires, salons, etc. Il s’agit donc d’une assurance événementiel entre autres. Ainsi, ce type d’assurance minimise au maximum les pertes financières en cas d’annulation d’une foire organisée par des professionnels de l’événementiel.

L’assurance annulation foire, c’est quoi ?

L’annulation d’un événement commercial entraîne pour tous, visiteurs ou organisateurs, des pertes financières. Afin de se préserver de ses fâcheux aléas, les compagnies d’assurance proposent désormais une assurance annulation foire. Elle constitue une véritable garantie financière pour tous ceux qui investissent du temps et de l’argent dans la préparation d’un salon, d’une foire ou d’un congrès. Que vous soyez en charge de la mise en place de l’événement ou que vous vous y rendiez en tant qu’exposant ou en tant que simple visiteur, il semble essentiel de pouvoir bénéficier d’une couverture en cas de non tenue de l’événement ou si vous ne pouvez pas vous y rendre et, ce, quel que soit les raisons qui sont à l’origine de l’annulation. Par ailleurs, l’assurance annulation foire ne se limite pas aux foires et salons, elle peut aussi être souscrite pour prendre en charge l’annulation de divers types d’événements ou de spectacles, qu’il s’agisse d’un concert, d’une pièce de théâtre ou d’un festival. Là aussi, il est toujours possible de souscrire une assurance qui couvre en partie ou totalement les frais engendrés. De plus, en plus de compagnie proposent des solutions personnalisées en fonction de vos besoins spécifiques.

Comment actionner l’assurance annulation foire ?

Lorsque un événement est annulé, soit qu’il n’a pas lieu, soit que vous ne pouvez pas vous y rendre et que les circonstances de cette annulation sont clairement prises en compte par votre contrat d’assurance annulation foire, il est légitime de bénéficier des dédommagements prévus à cet effet. Bien souvent, il vous sera demandé un justificatif prouvant que vous n’étiez pas en mesure de participer. Un certificat médical ou autre peut être exigé, lorsque c’est l’assuré qui n’a pas pu venir et ce, pour des raisons personnelles.

Pour un exposant, un contrat annulation foire couvre également les sinistres, tels que les incendies ou les vols. Pour pouvoir en profiter, il suffit juste de faire une déclaration à la police et de l’indiquer à la compagnie d’assurance. Une courte enquête peut avoir lieu, avant que les fonds ne soient dégagés.

Dégradations de bien, catastrophe naturelle ou domestiques, trouble de l’ordre public, problèmes familiaux, ou encore un souci de santé, figurent parmi les situations les plus souvent incriminées pour annuler quelque chose. Plus une assurance annulation foire est complète, plus elle va être chère. Elle doit donc correspondre à l’ensemble des biens et des frais que vous avez engagés dans l’événement. Le contrat d’assurance est l’une des charges financières qui sont indispensables pour organiser efficacement une foire, quel que soit votre statut en tant que participant. Son prix doit être en proportion de votre implication financière et ne doit pas être revu au rabais.

Les particuliers, tout comme les entreprises et les collectivités locales ont tout intérêt de choisir des contrats qui remboursent aussi bien les frais engagés irrécupérables au moment de l’annulation, que les frais supplémentaires pour éviter l’annulation ou faire face à ses conséquences. Par ailleurs, il est parfois exigé de souscrire à une telle assurance pour organiser une foire ou y exposer.

Que couvre l’assurance annulation foire ?

L’annulation d’un événement pour lequel vous vous étiez engagés, engendre des coûts financiers de toutes sortes, mais aussi votre responsabilité. Vous devez faire face aux conséquences de l’annulation, c’est-à-dire, minimiser au maximum les risques d’annulation. İl est donc judicieux de se protéger de manière efficace en amont. Une assurance complète, qui anticipe la plupart des problèmes qui découlent d’une annulation, est préférable. Divers points sont à étudier avant de signer le contrat d’assurance annulation foire.

L’assurance annulation événement est une assurance couvrant l’ensemble de plusieurs volets dans le cadre d’organisation d’événements

• l’annulation d’un événement (festival, foire…) pour cause diverses et variées
• le report et ses conséquences financières
• la couverture de la recette prévisionnelle conséquences en terme d’image

1 – Volet assurance responsabilité civile

La responsabilité civile couvre les préjudices causés par une personne privée, c’est donc un large champ d’action et elle peut être invoquée fréquemment. Dans le cadre d’un événement extérieur, une assurance individuelle, qui prend en charge la responsabilité civile, protège contre les risques de dommages aux biens, mais aussi envers les tiers. İl convient donc de choisir un contrat qui couvre les conséquences pécuniaires que peut engendrer la mise en cause de la responsabilité civile professionnelle.

2 – Volet assurance annulation et ses conditions

Une annulation d’événement, de manière partielle ou totale, entraîne simultanément tous les frais qui ont été nécessaires afin d’assister à cet événement. Les frais de transports et d’hébergement ne sont pas les seuls. Pour les organisateurs, l’ensemble de la logistique représente des sommes colossales. Pour les exposants, le stand constitue aussi un investissement important. Plus les conditions générales d’annulations, que reconnaît l’assurance, sont nombreuses, plus le contrat s’avère protecteur. De multiples acteurs indépendants de votre volonté comme des grèves, des catastrophes naturelles ou d’autres imprévus peuvent se dresser sur votre chemin. Santé, famille et causes extérieures sont autant de données à ne pas négliger.

3 – Volet assurance conséquences financières et des bénéfices attendus

Des pertes financières directes résultent d’une annulation, mais cette dernière est aussi synonyme de manque à gagner. En effet, tous les participants avaient projeté de gagner un chiffre d’affaires conséquent. Certains contrats d’assurance prévoient une somme pour pallier ce déficit. Elle est souvent fixée avec l’assureur en fonction des perspectives financières que promet l’événement.

4 – Volet assurance du matériel

Nul exposant n’est à l’abri d’un accident qui pourrait endommager son matériel. Tous les appareils de sonorisation, de vidéo, d’éclairage, mais aussi les scènes, les tentes, bref tout ce qui est nécessaire et plutôt onéreux doit être assurés. Les factures de chaque accessoire doivent être présentées à l’assureur. C’est ainsi que les assureurs prennent en charge les dommages causés par l’endommagement d’un bien matériel. 

Les organisateurs d’événement, de foire, congrès ou toutes autres manifestations peuvent nous contacter pour une étude ou compléter le questionnaire online directement (nous offrons également des solutions pour assurer les exposants)

Comment choisir une bonne assurance annulation foire ?

Tout d’abord, un contrat d’annulation foire varie selon, que vous y souscrivez en tant qu’organisateur, exposant, employé sur un stand ou simple visiteur. Alors que pour ce dernier les garanties portent essentiellement sur les frais de participation, d’hébergement et de transports, elles se doivent de prendre en compte de plus en plus de facteurs en fonction de votre statut de participants. Pour les organisateurs et les exposants, les sommes investies tout comme les bénéfices escomptés représentent des pertes beaucoup plus importantes. Les contrats d’assurance annulation foire sont alors beaucoup plus complexes.

De nouveaux types de contrat peuvent être envisagés. Ce ne sont pas des formules classiques qui offrent un remboursement en cas de force majeure. Ce sont des assurances proactives qui offrent des prestations de partenariat. En effet, l’ensemble des frais à débourser pour la tenue d’un événement est pris en charge dès le départ et remboursé par la suite. L’assureur a donc besoin, autant que son assuré, que tout se passe bien. C’est pourquoi il peut vous aider à faire face à un imprévu comme, par exemple, permettre de louer une voiture si une grève touche les transports publics.

Quel que soit votre raison de participer à un événement, il est important de bien observer les causes d’annulation qui sont acceptées pour que l’ assurance annulation foire vous ouvrent des droits. Que vous en soyez à l’origine, pour un quelconque empêchement ou que les raisons de l’annulation vous soient totalement extérieures, il faut mieux s’assurer pour un large éventail d’aléas.

Dans quels cas l’assurance annulation intervient ?

Comme nous l’avons vu plus haut dans cet article, l’assurance foire est indispensable pour tous les professionnels de l’événementiel spécialisés dans l’organisation de foire Indoor ou Outdoor. Mais dans le cas où l’événement est annulé, quand est-ce que l’assurance annulation événement intervient ? 

Cela varie en fonction des contrats et selon le cas. Toutefois, le spectre des conditions peut être large et couvrir l’annulation pour intempéries, l’annulation pour risque terroriste avéré, l’annulation pour “no show” d’une vedette, indisponibilité de personnes (concert, cabaret, etc.), l’annulation pour intoxication alimentaire et de nombreux autres imprévus qui peuvent causer l’annulation de l’événement en question. 

6 autres assurances souscrites avec l’assurance annulation : 

En matière d’assurances, lorsqu’il s’agit d’une assurance événementiel, c’est une assurance multirisque. Il existe d’ailleurs un panel complet de garanties pour sécuriser les événements. Voici les garanties principales d’une assurance événement multirisque :

1. Assurance responsabilité civile organisateur ;
2. Assurance du matériel ou l’assurance Bris de machine (loué, utilisé, avec option garantie transport) ;
3. Assurance des recettes d’un spectacle (en cas d’annulation, de vol…) ;
4. Assurance des participants et des bénévoles ;
5. Assurance du transport des participants (en cas de séminaire avec pré-acheminement) ;
6. Assurance du vestiaire. 

L’assurance événementiel fait partie des assurances les plus flexibles et adaptables, pourquoi ? Parce que vous pouvez réunir dans un même contrat des garanties et des services adaptés aux caractéristiques de l’événement. 

Quand il s’agit de garanties, à part l’assurance responsabilité civile organisateur, il y a également l’assurance des personnes, la garantie annulation, les garanties d’assistance, une assurance complémentaire, les garanties optionnelles et les dommages aux biens. Toutes ces différentes garanties d’assurances sont incluses dans une assurance événementiel multirisque. Donc, il ne faut rien oublier lors d’un rendez-vous avec un assureur par exemple, pour lui soutirer les informations dont vous avez besoin. 

Bon à savoir : la responsabilité civile organisateur (RCO) peut être intégrée dans une assurance événementiel ou souscrite vraiment à part. 

8 critères d’analyse pour l’assurance annulation : 

Pour activer l’assurance annulation événement, il y a plusieurs informations que vous devez fournir à votre assureur. Il est à noter que ces informations permettent de déterminer une approche fin de votre projet. Les caractères principaux sont les suivants : 

1. Expérience des organisateurs dans le domaine 
2. Lieu exact du déroulement de l’événement
3. antériorité du risque (y-a-t-il déjà eu des annulations par le passé ? Si oui, dans quelles conditions ? les conséquences, etc.)
4. Nombre de participants
5. Budget et recettes prévisionnelles
6. Services annexes proposés (restauration rapide, boissons…)
7. Gestion de la sécurité
8. Présence ou pas de structure démontable (tentes, barnum..)

Combien coûte votre solution d’assurance annulation ?

La plupart des compagnies d’assurance déterminent elles-même le tarif de leur formule d’assurance événementiel. Pour déterminer le coût à proposer pour chaque organisateur en fonction de leur cas, elles se basent sur des critères particuliers, comme des informations sur l’événement et son organisateur, les garanties attendues par l’organisateur, la durée de la couverture (ponctuelle pour un seul événement ou annuelle). 

Les conditions générales et les mentions légales incluses dans les contrats d’assurances souhaités par l’organisateur de l’événement peuvent aussi déterminer le montant de l’assurance annulation. Par exemple, le montant des garanties, les franchises, l’étendue des risques matériels couverts et les exclusions. 

En d’autres termes, le coût dépend de la spécificité de votre événement. Les assurances annulations mariage débutent à quelques centaines d’euros alors que le coût du risque d’annulation d’un concert à l’OLYMPIA est beaucoup plus important. 

Le tarif d’une assurance organisateur événement peut être calculé selon le montant assuré ou bien les frais engagés par l’entreprise pour l’organisation et la tenue de l’événement ou du manifestation. 

Comment se payer une assurance événementiel à bon prix ?

Comme nous venons de le voir précédemment, les critères pris en compte pour profiter d’une telle couverture d’assurance sont vraiment nombreux et les événements diversifiés. De ce fait, pour que vous n’ayez pas à payer une assurance événementiel trop chère, ce que nous pouvons vous conseiller c’est de solliciter un maximum de devis personnalisés et d’ensuite les comparer. Pour cela, vous pouvez très bien utiliser les comparateurs de devis en ligne proposés par certaines compagnies d’assurance. C’est tout à fait gratuit et sans engagement, donc vous n’aurez rien à perdre.

Dans le but de vous fournir plus de conseils pratiques, voici quelques points à prendre en compte si vous voulez vous payer une assurance événementiel à bon prix : 

• Attirer un bon nombre d’acteurs.
• Dans le cas où vous souhaitez des événements pour vous ou pour autrui de manière régulière, nous vous conseillons la couverture annuelle. 
• Choisissez un contrat sur-mesure, il n’est pas envisageable de payer pour des garanties qui ne conviennent même pas à vos besoins. 
• S’il s’agit d’un événement très important, vous ne devez pas hésiter à négocier les termes du contrat avec votre assureur. 
• Augmentez au maximum le niveau de la franchise dans la mesure du possible. 
• Prenez toutes les mesures possibles pour minimiser les risques matériels, cela peut rassurer votre assureur.